Internal Communication di Era Digital: POPCORN Tingkatkan 100 Persen Efisiensi dan Efektifitas Kerja

Transformasi digital yang banyak digembar gemborkan keluar saat ini sering kali melupakan aspek internal perusahaan itu sendiri. Hal ini diwaspadai Telkomsel yang justru mengedepankan adaptasi teknologi di lingkungan internal perusahaan seiring dengan transformasi perusahaan dari perusahaan telekomunikasi (telecommunication company) menjadi perusahaan telekomunikasi  digital (digital telecommunication company).

Lewat aplikasi POPCORN,Telkomsel mentransformasikan media komunikasi internal berbentuk cetak yang dikenal dengan nama “SIGNAL” menjadi media internal baru berbasis aplikasi dimana karyawan bisa melihat berita harian, streaming TV, majalah digital, hingga program kuis berhadiah, dalam satu mobile apps yang diberi nama POPCORN.

VP Corporate Communications Telkomsel Adita Irawati mengatakan, “Sebagai operator telekomunikasi (telecommunication company) yang tengah bertransformasi menjadi perusahaan telekomunikasi  digital (digital telecommunication company), Telkomsel dituntut memberikan pengalaman digital (digital experience) secara komprehensif kepada karyawannya. Salah satu aspek yang membutuhkan sentuhan digital experience adalah media internal yang berfungsi sebagai saluran komunikasi antara Manajemen Telkomsel dengan karyawan.”

Transformasi SIGNAL menjadi POPCORN diambil melalui sebuah research yang mempelajari perilaku dan ekspetasi karyawan di era digital yang telah berubah preferensinya. Demikian juga pertimbangan sejumlah keterbatasan media berbentuk cetak, terutama dalam hal aksesibilitas maupun efektifitas penyampaian informasi. Proses memproduksi SIGNAL juga berefek pada meningkatnya operational cost, yang terdiri dari biaya cetak dan distribusi majalah. Belum lagi permasalahan sampah cetak yang banyak berhamburan di sudut-sudut ruang kerja karyawan.

Hadirnya POPCORN secara signifikan memberikan beberapa simplifikasi proses pekerjaan. Dari aspek waktu kerja, POPCORN memotong waktu News production dari 50 persen dari 15 ke 10 hari, serta 100 persen untuk waktu distribusi dari 5 hari ke real time. Terlebih lagi, POPCORN terbukti tidak membutuhkan konsumsi waktu untuk pekerjaan cetak majalah. Sekaligus juga menunjukkan cost efficiency akibat hilangnya komponen biaya cetak majalah tersebut. Jumlah penghematan finansial pengerjaan POPCORN bila dibandingkan dengan Majalah Signal & Telkomsel TV dalam hal produksi konten, cetak, serta packing dan distribusi sekitar 44% setiap bulannya.

Respon positif kahadiran POPCORN oleh karyawan ditunjukkan dengan terjadinya peningkatan jumlah downloader dalam waktu yang cukup singkat. Sejak diluncurkan pada 28 Oktober 2016, dalam waktu 3 bulan, jumlah karyawan yang download POPCORN sudah mencapai 1.800 orang, atau sekitar 36% dari total jumlah karyawan. Jumlah ini terbilang signifikan bila dibanding dengan Signal versi online (terdapat di www.telkomsel.co.id) yang hanya diakses oleh sekitar 500 orang selama 1 tahun.

Tak berpuas hanya disitu, Divisi Internal Corporate Communications selaku pemegang dan pengelola POPCORN terus melakukan perbaikan untuk meningkatkan experience karyawan. Selain  jumlah downloader, POPCORN juga mengincar peningkatan trafik/visitor juga menjadi sasaran berikutnya.

Oleh karenanya, Divisi Internal Corporate Communications akan secara berkala meningkatkan kualitas aplikasi ini dengan tampilan yang lebih atraktif, menghadirkan fungsi-fungsi interaktif dengan pembacanya melalui fitur ‘comment’, ‘expression’, dan ‘reporter employee’.Dari sisi konten informasi, POPCORN akan diperkaya dengan informasi ringan dan update lainnya di luar agenda korporasi.

 “Berdasarkan efektifitas dan efisiensi tersebut, Telkomsel menilai transformasi dari media internal konvensional ke format digital tidak hanya menghasilkan value added berupa customer experience, namun juga ber-impact pada simplifikasi proses kerja dan efisiensi biaya serta percepatan penyampaian informasi,” tutup Adita.